賃貸人変更通知書エクセル無料テンプレート｜オーナーチェンジで入居者に送る書き方・記入例【不動産売買仲介】

決済が終わって1か月。新しいオーナーの経理の方から電話が来ます。「203号室と305号室、今月の家賃が入っていないんですが」。管理会社に確かめると、2部屋とも、前のオーナーの口座へいつもどおり振り込んでいました。入居者に落ち度はありません。貸主が変わったことを、誰も知らせていなかったからです。

賃貸人変更通知書は、この「家賃、どちらに振り込めば？」を、決済の直後に終わらせるための書類です。新しい貸主と管理会社、賃料の新しい振込先と切り替わる月、敷金の引き継ぎ、問い合わせ先を1枚にまとめ、前のオーナーと新しいオーナーの連名で入居者へ送ります。

この記事では、賃貸人変更通知書の位置づけと、2020年4月施行の民法改正で明文化された「貸主の地位の移転」のルール、書く項目と記入例、事業用の物件で足すこと、送る時期と段取り、よくある失敗を、事業用・収益不動産の売買仲介の実務に沿ってまとめます。

記事の最後まで読まなくても使えるよう、記入用の1枚、全12戸の賃貸マンションの記入例、部屋ごとの送付の記録を、Excelにまとめて無料で配布しています。

この記事の要点

• 賃貸人変更通知書は、オーナーチェンジの売買で、貸主が変わったことと賃料の新しい振込先を入居者に知らせる書類です
• 貸主の地位は売買で買主へ移り、入居者の承諾は要りません。ただし新しい貸主が賃料を請求するには、所有権移転の登記が必要です
• 敷金を返す義務は新しい貸主が引き継ぎます。通知書には、引き継いだ額と、条件が変わらないことを書きます
• 書く欄は、建物と変わる日・新しい貸主・管理会社・賃料の支払い・敷金と保証金・家賃保証会社・問い合わせ先の7つ。旧賃貸人と新賃貸人の連名で送ります
• 送ったあとは、部屋ごとに受け取りと新しい振込先への入金を確かめ、終わっていない部屋を残さないようにします

「家賃、どちらに振り込めば？」が起きる理由

賃料の振込先が変わらないまま翌月を迎えるのは、決済の日と賃料の支払日がずれているからです。多くの賃貸借契約では、翌月分の賃料を当月末までに前払いします。決済が月の途中なら、その月の賃料はすでに前のオーナーの口座に入っており、次の支払日は数週間後にやってきます。

入居者の側から見ると、建物が売れたことは、通知が届かない限り分かりません。毎月の振込を自動で設定している人なら、なおさら気づく機会がありません。売主・買主・管理会社・仲介会社の4者が「誰かが知らせるだろう」と思っている間に、次の支払日が来ます。

前のオーナーの口座に入った賃料は、あとから新しいオーナーへ引き渡せば済む話ではあります。ただ、一棟の部屋数が多いほど、どの部屋の何月分がどこに入ったかの突き合わせに手間がかかり、入居者には「振込先を間違えた」という余計な心配をさせます。通知書は、この手間を最初の1回で止めるための書類です。

賃貸人変更通知書とは｜誰が・誰に・いつ出すか

賃貸人変更通知書は、賃貸中の建物の売買（オーナーチェンジ）で、所有者が変わり、賃貸借契約の貸主も変わったことを、入居者へ知らせる書類です。「貸主変更のお知らせ」「オーナー変更のご案内」などの名前で送られることもあります。

似た書類との違いも押さえておきます。

貸主が変わっても、賃料・期間・更新・原状回復などの契約の条件はそのまま引き継がれます。条件を変えたいなら、それは通知ではなく、入居者との新しい合意が必要な別の話です。通知書には「契約の条件は変わりません」と書き、入居者が「何か不利になるのでは」と身構えないようにします。

通知は法律上の義務か｜貸主の地位と敷金の引き継ぎ

検索候補に「オーナーチェンジ 通知義務」が出るように、通知が法律で求められているのかは、よく迷われる点です。結論からいうと、通知そのものを義務づける条文はありません。ただ、2020年4月施行の民法改正で、オーナーチェンジのときに何が起きるかが条文になり、通知をしないと困るのは貸主の側だと分かるようになりました。

登記の前は、前の貸主へ払ってもよい

法務省の解説では、新しい所有者が登記を備えれば入居者に賃料を請求でき、登記を備えていない間は、入居者は引き続き前の貸主に賃料を払ってよく、供託もできると説明されています。決済の日に登記を申請しても、登記が終わるまでには日数がかかることがあるため、通知書では「何月分から新しい振込先へ」と、切り替わる月をはっきり書きます。

登記の後に前の貸主へ払った賃料は

登記の後に入居者が前の貸主へ振り込んだ場合でも、前の貸主に受け取る権限があるように見え、入居者がそう信じたことに落ち度がなければ、その支払いは有効になることがあります（民法第478条）。つまり、通知をしなかった貸主は、入居者に「もう一度払ってください」とは言いにくくなります。前の貸主の口座に入った分は、売主と買主の間で引き渡すしかありません。

通知しないと起きること

まとめると、通知をしないことで不利になるのは入居者ではなく、新しい貸主と前の貸主です。賃料が前の口座に入り続け、敷金の額をめぐる行き違いが退去のときに表に出て、入居者からの問い合わせが、どちらのオーナーにも届かないまま管理会社に溜まります。通知書は、法律の義務というより、決済の後の後始末を最小にするための実務の書類です。

書く項目と記入例

配布のテンプレートは、7つの欄と記名押印の欄でできています。

切り替わる月の書き方

いちばん間違いが起きやすいのが、④の切り替わる月です。「11月から新しい口座へ」と書くと、入居者は「11月に払う分（12月分の賃料）から」なのか「11月分の賃料から」なのか迷います。前払いの契約では、払う月と賃料の月が1か月ずれるからです。テンプレートでは「　年　月分のお支払いから」と、賃料の月で書く形にし、記入例では「12月分（11月末のお支払い）から」と両方を書いています。

記入例（全12戸の賃貸マンション）の読み方

記入例は、全12戸の賃貸マンションを法人から法人へ売却し、管理会社はそのまま続ける場合です。社名・人名・所在地・番号・口座はすべて架空です。

事業用・収益物件で足すこと

店舗・事務所のテナントが入る建物では、住居だけの建物より書くことが増えます。預かり金の名前と中身、賃料の消費税、毎月の請求の形が違うからです。

保証金と償却は、契約書のとおりと書く

事業用の保証金は、金額が大きく、償却の定めがついていることがあります。貸主が変わっても、償却の割合や返す時期は契約書のとおりで変わりません。通知書には「引き継いだ額」と「条件は契約書のとおり」の2点を書き、条件をあらためて書き写すことはしません。書き写すと、写し間違いがそのまま新しい約束のように読まれてしまうからです。

インボイスの登録番号

国税庁の質疑応答事例では、家賃を口座振替や振込で払う場合、適格請求書の記載事項の一部が書かれた契約書と、通帳や振込金受取書を合わせて保存すれば、仕入税額控除の要件を満たすとされています。2023年9月30日以前からの契約で、契約書に登録番号などが足りない場合は、足りない事項の通知を別に受け、契約書と一緒に保存すればよいとされています。

貸主が変わると、テナントの手元の契約書に書かれた貸主と、実際に賃料を受け取る貸主が違ってきます。新しい貸主の名称と登録番号を通知書に書いておけば、テナントは通知書を契約書と一緒に保存できます。扱いの細かいところは、国税庁の案内と税理士に確かめてください。

口座振替と保証会社

自動引き落とし（口座振替）で賃料を払っている部屋は、引き落とし先を変える手続きに日数がかかることがあります。管理会社が集金して貸主へ送る形なら、入居者の手続きは要りません。そうでなければ、手続きの書類を通知書に同封し、返送の期限を書きます。

家賃保証会社が賃料を集めて貸主へ送っている場合は、送り先を新しい貸主に変える届けが要ります。手続きは保証会社ごとに違うので、決済の前に、保証の契約書と保証会社の案内で確かめておきます。

送る時期と段取り｜決済の前から翌月の賃料まで

通知書を送るのは決済の後ですが、書く中身は決済の前に決まっていなければなりません。新しい振込先、切り替わる月、敷金の額は、どれも売買の精算と同じ数字だからです。

売買仲介の担当者が持つのは、表のいちばん上の行です。決済の書類を準備する段階で「通知書は誰が、いつ、どの振込先で出すか」を売主と買主に決めてもらい、精算書の数字と通知書の数字が同じになるようにしておきます。通知書そのものは管理会社や新しい貸主が送ることが多くても、中身の数字をそろえておくのは、両方の当事者と話している仲介会社がいちばんやりやすい立場です。

よくある失敗と防ぎ方

どの失敗も、通知書を書く時点の情報が古いか、部屋ごとの確認が抜けていることから起きます。テンプレートの送付の記録で、部屋番号を最初に全部書いておくと、送り忘れた部屋が「未送付」として残り、目で探さなくても見つかります。

スマッチュ運営観測｜探されているのに、売買仲介向けの書式が少ない

スマッチュでは、書類のテンプレートを配る記事を出す前に、その書類がどう探されているかを測っています。賃貸人変更通知書について、2026年10月27日時点で確かめたことは次のとおりです。

検索候補に書式を求める語が並ぶのは、「賃貸人変更通知書とは何か」を知りたい人より、「今すぐ送れる1枚」を探している人が多いことを示しています。一方で「通知義務」も並ぶのは、送らなければならないのか、送らなくても済むのかで迷っている人がいるということです。この記事で、条文と書式の両方を1か所にまとめたのはそのためです。

スマッチュのサイトは、これまで決済の書類として、精算書・鍵引渡書・決済のチェックリストを扱ってきましたが、決済の後に入居者へ出す書類は扱っていませんでした。賃貸中の収益物件の売買では、決済の日に終わらない仕事がこの通知です。

テンプレートの使い方と、決済の書類とのつなぎ

配布の Excel は5つのシートでできています。

使う順番は、次の3つです。

1. 決済の前：送る人・送る日・新しい振込先・切り替わる月・敷金の額を決め、送付の記録に部屋番号を全部書く
2. 決済の日〜数日のうち：部屋ごとに宛先を書いて印刷し、旧賃貸人と新賃貸人が記名押印して送る。送付の記録に送った日と送り方を書く
3. 次の支払日のあと：受け取りを確かめた日と、新しい振込先に入金があった最初の月を書く。「完了」にならない部屋には個別に連絡する

決済の書類とのつなぎ

通知書に書く数字は、決済の書類と同じものです。敷金の額と部屋ごとの入居者名はレントロールと賃貸借契約書から、前払い賃料の扱いは精算書から、貸主の地位の承継は重要事項説明書と売買契約書から来ます。決済の準備で使う書類は、こちらにまとめています。

賃貸中の一棟物件を売りに出す段階では、レントロールなどの詳しい資料を買主候補に渡す前に、秘密保持の約束を取り交わすことがあります。

決済の前の工程を、短くする

賃貸人変更通知書を送るのは、売買がまとまったあとです。その前には、物件資料を整理して、条件の合う買主・投資家を探し、提案する工程があります。この工程を短くできれば、決済と引き継ぎの段取りに時間を回せます。

スマッチュでは、物件資料をアップロードすると、AIが読み取った内容を確かめて物件概要書を作成します。「マッチング」ボタンで、登録した顧客の条件と全件照合し、条件の合う顧客への提案メールの下書きまで用意できます。引き継ぎの書類は丁寧に、その前の資料づくりと顧客探しはAIで速く、という分担ができます。

まとめ

賃貸人変更通知書は、通知そのものを義務づける条文はないものの、オーナーチェンジの決済の後始末を最小にするための実務の書類です。貸主の地位は売買で買主へ移り、入居者の承諾は要りません。新しい貸主が賃料を請求するには登記が要り、敷金を返す義務は新しい貸主が引き継ぎます。通知をしないで困るのは、入居者ではなく貸主の側です。

書くのは、建物と変わる日・新しい貸主・管理会社・賃料の支払い・敷金と保証金・家賃保証会社・問い合わせ先の7つです。切り替わる月は賃料の月で書き、敷金の額はレントロールと契約書で突き合わせてから書きます。事業用の区画には、インボイスの登録番号を足します。旧賃貸人と新賃貸人の連名で、次の支払日より前に届くように送ります。

配布の Excel は、記入用の1枚・一棟マンションの記入例・送付の記録の3つを、そのまま使える形にまとめています。次のオーナーチェンジの決済の前に、部屋番号を送付の記録に書き出すところから使ってみてください。決済の翌月、経理の方からの「家賃が入っていない」という電話が鳴らなければ、それがいちばんの成果です。

参考資料・出典

• 民法（e-Gov 法令検索）：第478条（受領権者としての外観を有する者に対する弁済）、第494条（供託）、第605条の2（不動産の賃貸人たる地位の移転）、第605条の3（合意による不動産の賃貸人たる地位の移転）、第622条の2（敷金）、第896条（相続の一般的効力）
• 借地借家法（e-Gov 法令検索）：第31条（建物賃貸借の対抗力）
• 賃貸借契約に関するルールの見直し（法務省・PDF）：賃貸不動産が譲渡された場合のルールの明確化、敷金に関するルールの明確化
• 民法の一部を改正する法律（債権法改正）について（法務省）：2020年4月1日施行の民法改正の概要
• 家賃を口座振替・口座振込により支払う場合の仕入税額控除の適用要件（国税庁 質疑応答事例）：契約書と通帳などの保存、2023年9月30日以前からの契約の扱い
• 『賃貸住宅標準契約書』について（国土交通省）：住宅の賃貸借契約書のひな形
• 一般財団法人 不動産適正取引推進機構（RETIO）：不動産取引の紛争事例と相談の情報