広告掲載承諾書（広告承諾書）テンプレート無料DL【Excel・記入例つき】｜元付業者への依頼書と承諾の管理表【売買仲介向け】

他社が預かっている売買物件を、自社のホームページや不動産ポータルに載せたい。問い合わせを増やすには自然な考えですが、元付業者に断りなく載せると、その会社から次の物件情報が来なくなります。取引の相手から「信用できない会社」と見られるのが、仲介の世界ではいちばん痛い結果です。

レインズの規程には、レインズで得た物件情報を元付業者の承諾なく広告に使ってはいけない、という決まりがあります。その承諾を書面で残すのが、広告掲載承諾書（広告承諾書）です。

この記事では、広告掲載承諾書の位置づけを、レインズの広告転載区分、宅地建物取引業法、不動産の表示に関する公正競争規約の順に整理し、依頼から掲載・取り下げまでの段取りと、承諾書に書く項目を、事業用・収益物件の売買仲介の実務に沿って説明します。

記事の最後まで読まなくても使えるよう、元付業者に送る依頼書と承諾欄を1枚にまとめた記入用テンプレート、収益一棟マンションの記入例、承諾の期限と販売の状況を管理する表を、Excelにまとめて無料で配布しています。

承諾なしの掲載が、元付業者との取引を止める

売買の仲介では、売主から売却の依頼を受けた会社（元付業者）と、買主を見つけてくる会社（客付業者）が分かれることがよくあります。客付業者は、レインズや元付業者からの紹介で物件を知り、手元の顧客に提案したり、広告を出して買主を探したりします。

ここで起きる行き違いは、だいたい次の4つです。

元付業者から見ると、自分が売主から預かった物件の情報を、知らない会社が勝手に広告している状態です。売主から「なぜあちこちのサイトに出ているのか」と聞かれて困るのは元付業者で、価格の交渉や、広告を出さずに静かに売りたいという売主の意向が崩れることもあります。

事業用・収益物件では、売主が広告を望まないことも珍しくありません。入居者や取引先に売却を知られたくない、価格が表に出ると交渉に響く、といった事情です。こうした物件を断りなく載せてしまうと、その一件だけでなく、以後の物件の紹介が止まります。

承諾書は、こうした行き違いを先に防ぐための書面です。

広告掲載承諾書とは──レインズの「広告転載区分」との関係

広告掲載承諾書は、客付業者が元付業者に対して、どの物件を、どの媒体に、どんな内容で、いつまで載せたいかを書いて依頼し、元付業者が承諾するかどうか、条件があればその条件を書いて返す書面です。法律で様式が決まった書類ではなく、近畿・西日本のレインズが参考の様式を公開しているほかは、会社ごとに作っています。

広告転載区分が「可」なら承諾済み、それ以外は書面の承諾が要る

レインズに物件を登録するとき、元付業者は「広告転載区分」を選びます。他社がその物件を広告に使ってよいかどうかを、元付業者があらかじめ示しておく欄です。

近畿レインズと中部レインズが公開している利用ガイドライン（いずれも令和7年1月1日の版）では、レインズで得た物件情報を広告・宣伝に使うときは、広告転載区分が「可」の場合を除いて、元付業者の書面による承諾が必要とされています。区分が「可」なら、元付業者は登録の時点で広告を認めている、という扱いです。

東日本レインズについては、利用ガイドラインが会員向けで公開されていません。読める範囲では、全日本不動産協会が公開している東日本の機構の利用規程（2013年10月施行の版）の第14条第2項が、元付業者の承諾を得ずに登録物件の情報を広告に使うことを禁じ、業務方法書細則が「原則として書面により」承諾を得ると定めています。細則は、元付業者自身が承諾の意思を示してレインズに登録した物件を例外にしています。現行の版は会員向けのページで確かめてください。

なお、レインズの規程は法律ではなく、機構の会員が守る自主的な決まりです。違反すると、機構による処分の対象になります。

電話だけの承諾が、違反の例になる理由

元付業者に電話して「載せてもいいですか」「どうぞ」で済ませたくなりますが、近畿レインズの利用ガイドラインは、電話だけで承諾を得て掲載した例を違反の例に挙げています。承諾は、後のトラブルを防ぐため、FAXや電子メールなどお互いが確かめられる方法で行い、記録を残すように、というのが各地のガイドラインの考え方です。

電話の了解だけだと、後で「ホームページだけのつもりだった」「その価格で出すとは聞いていない」と言われたときに、承諾の範囲を示すものが何もありません。担当者が替わったり、売主の意向が変わったりしたときにも、書面があれば話を戻せます。

実務では、電話で了解をもらったら、その場で依頼書をFAXかメールで送り、承諾欄を書いて返してもらう、という順にすると角が立ちません。

広告には、チラシやインターネットだけでなく、IDとパスワードで入る会員制のサイトや、特定の顧客に送るダイレクトメールも含まれる、と中部レインズのガイドラインは事例で示しています。自社の会員向けメールで物件を紹介するときも、承諾の範囲に入っているかを確かめます。

載せる中身の責任は客付業者にある──宅建業法と表示規約

承諾書は「載せてよい」という許可です。広告の中身が正しいかどうかの責任まで、元付業者が引き受けてくれるわけではありません。中部レインズのガイドラインも、承諾を得て転載した広告であっても、その内容が表示規約に反していれば、掲載した会員が責任を負うと説明しています。

広告を出すときに守る主な決まりは次のとおりです。

収益物件の広告で気をつけたいのが利回りです。表面利回りは満室を前提にした数字なので、現況の入居状況や、満室時の想定であることを併せて書かないと、実際より有利に見える表示になりかねません。マイソクに利回りやレントロールを載せるときの書き方は、別の記事で整理しています。

もう1つが取引態様です。他社の物件を載せる客付業者は「媒介（仲介）」です。元付業者の物件資料をそのまま使うと、資料に書かれた元付業者の取引態様や、売主の情報が残っていることがあるので、載せる前に消し込みます。媒介の種類と、元付・客付の立場の違いは次の記事が参考になります。

依頼から掲載・取り下げまでの段取り

承諾をもらって載せ、成約や期限で下げるまでを、6つの段取りに分けると漏れが出にくくなります。

段取り2の依頼書には、こちらが守ることも書いておくと、元付業者が承諾しやすくなります。承諾の範囲でのみ載せること、価格の変更や成約を知ったら直ちに直すか下げること、売主の情報は載せないこと、問い合わせを受けて案内するときは事前に連絡すること、の4つです。

媒体を限った承諾のとき

元付業者が「ホームページは良いけれど、ポータルは困る」「チラシだけなら」と、媒体を限って承諾することがあります。レインズの利用ガイドラインには、媒体を限って承諾を得た物件は、承諾していない媒体で広告できないと書かれています。

ポータルによっては、自社サイトに載せた物件がポータルへ自動で連携される設定になっていることがあります。ホームページだけの承諾なのに、連携でポータルにも出てしまう、という事故はこうして起きます。承諾の範囲を管理表に書き、物件ごとに連携の設定を確かめてから載せてください。

承諾が「一部」だったときは、承諾欄の条件の欄に何が良くて何がだめかを書いてもらい、その書面のとおりに載せます。

承諾をもらえないとき

元付業者が承諾しない理由は、たいてい売主の意向です。広告を出さずに知り合いの範囲で売りたい、価格を表に出したくない、すでに商談が進んでいる、といった事情で、客付業者の側で変えられることではありません。

承諾をもらえなかった物件は、広告には載せません。それでも、手元の顧客の条件に合うなら、元付業者に「広告はしないので、顧客へ個別に紹介してよいか」を確かめたうえで、物件概要書を作って直接提案する道があります。

承諾しないという回答も、管理表に「承諾しない」と記録しておきます。同じ物件を別の担当者が知らずに載せてしまう事故を防げます。

承諾書に書く項目と記入例

テンプレートの依頼書兼承諾書は、上半分を客付業者が書き、下半分を元付業者が書いて返す1枚です。項目は次の6つのまとまりに分けています。

記入例は、収益一棟マンション（価格2億4,800万円・表面利回り6.2%・12戸中11戸入居）を、自社のホームページと収益物件のポータル1サイトに30日間載せる場合です。社名・所在地・人名・番号はすべて架空です。

取引態様の欄

客付業者として載せるので、取引態様は「媒介」と書きます。元付業者の名前を広告に出すかどうかも、ここで決めておきます。問い合わせを客付業者で受けるなら「表示しない」とし、元付業者との取り決めに合わせます。

価格の表示の欄

売買の価格は総額（税込）で表示します。収益物件では、利回りが満室時の想定であることと、現況の入居状況を併記する、と書いておくと、元付業者も安心して承諾できます。記入例では「満室時の年間賃料 1,537万円・現況 12戸中11戸入居」と、計算の前提まで書いています。

掲載期限の欄

期間を区切らない承諾は、いつまで載せてよいのかが曖昧になり、成約後の掲載の原因になります。記入例では30日とし、延ばしたいときは改めて依頼する形にしています。状況の確かめ方は「レインズの登録内容を週1回確かめ、あわせて7日ごとに元付業者へメールで販売状況を伺う」と、頻度まで書きます。

承諾欄の条件の欄には、元付業者からよく出る条件が入ります。外観写真だけなら使ってよい、室内の写真は入居者がいるので使わない、価格は「価格応談」にしてほしい、などです。記入例では「外観写真のみ使用可（室内写真は不可）」としています。

広告に載せる物件の情報は、物件概要書にまとまっていると、元付業者とのやりとりも早くなります。概要書に書く項目と型は、次の記事で整理しています。

掲載した後の管理──状況を確かめる頻度と取り下げの期限

承諾をもらって載せた後に起きる問題は、ほとんどが「下げ忘れ」です。元付業者は、成約したからといって、広告を出しているすべての客付業者に連絡してくれるとは限りません。客付業者の側で、状況を確かめる日を決めて追いかける必要があります。

テンプレートの承諾の管理表は、物件ごとに1行で、次の項目を記録します。

判定の列には、入力した内容から次のどれかが出ます。「すぐ下げる」（成約・取り下げの依頼・販売中止）、「期限切れ＝下げる」（承諾の期限を過ぎた）、「承諾待ち＝載せない」（回答待ち）、「載せない」（承諾しない）、「状況を確かめる日」（確かめる日が来た）、「掲載中」、「下げ済み」です。Excelで開くと、下げるべき行が赤く表示されます。

確かめる間隔は、表の上の欄で変えられます。動きの早い物件や、価格の変更が多い物件なら短めにします。レインズの登録内容は、元付業者が更新していないこともあるので、レインズだけでなく、元付業者への問い合わせも併せて行うのが確実です。

成約や取り下げの依頼を知ったら、その日のうちに、承諾をもらったすべての媒体から下げます。自社サイトから下げても、ポータルに連携した物件やキャッシュが残ることがあるので、下げた後に各媒体で表示が消えたかを見て、下げた日を記録します。

よくある失敗

承諾書と管理表を使っていても、次のような失敗はよく起きます。

1. 電話の了解だけで載せる。後で承諾の範囲を巡って言った言わないになる。
2. 承諾された媒体以外にも載せる。ポータルへの自動連携で意図せず出てしまうことも多い。
3. 期限を決めずに承諾をもらい、成約後も載せ続ける。
4. 元付業者の物件資料をそのまま使い、取引態様が「売主」や元付業者の表示のまま残る。
5. 利回りを満室の想定のまま書き、現況の入居状況を書かない。
6. 売主の名前や、売却の事情など、元付業者から聞いた話を広告に書いてしまう。

広告の表示で気をつける点は、販売図面の作り方とも重なります。収益物件のマイソクでは、利回りやレントロールの書き方を広告表示の決まりに合わせて整理しています。売主に販売活動を報告するときの書き方は、販売活動報告書の記事が参考になります。

広告の手前を、短くする

他社の物件を広告に載せるのは、問い合わせを待つ集客です。いっぽうで、物件の条件に合う買主・投資家がすでに手元の顧客リストにいるなら、広告の承諾を待たずに、その顧客に直接提案できます（顧客へ個別に紹介するときの扱いは、元付業者との取り決めに従ってください）。

スマッチュの運営観測では、業者ネットワークが育った営業担当者の場合、月に300件を超える物件情報が流入してきます。一方で、実際に概要書を作り、顧客に当てられているのは月30〜50件ほど。残りは「見るだけ」で流れていきます。

スマッチュでは、物件資料をアップロードすると、AIが読み取った内容を確かめて物件概要書を作成します。「マッチング」ボタンで、登録した顧客の条件と全件照合し、条件の合う顧客への提案メールの下書きまで用意できます。広告は承諾書で正しく、手元の顧客への提案はAIで速く、という分担ができます。

まとめ

広告掲載承諾書は、他社が預かる物件を広告に載せる前に、元付業者から書面で承諾をもらうための書類です。様式は法律で決まっていませんが、レインズの規程とガイドラインは、広告転載区分が「可」でない物件について、元付業者の書面の承諾を求めています。

押さえることは3つです。第一に、承諾はFAX・メールなど書面でもらい、媒体と期間を区切ること。電話だけの了解で載せないこと。第二に、承諾は「載せてよい」という許可で、広告の中身の責任は自社にあること。取引態様は「媒介」と書き、利回りは前提を併せて書くこと。第三に、載せた後は状況を確かめる日を決め、成約・取り下げの依頼・期限切れを知ったら直ちに下げることです。

配布しているExcelは5シート構成です。

自社の書式を見直すときの下敷きとして使ってください。文言は、所属する不動産流通機構の規程、載せるポータルの掲載基準、元付業者との取り決めに合わせて直してください。

参考にした資料は次のとおりです。

• 近畿レインズ「レインズ利用ガイドライン」（令和7年1月1日）
• 中部レインズ「レインズ利用ガイドライン」（令和7年1月1日改正）
• 西日本レインズ「よくあるご質問」広告転載について
• 近畿レインズ 広告掲載承諾書（参考様式）
• 全日本不動産協会 東日本不動産流通機構の利用規程等（2013年10月施行）
• 宅地建物取引業法（e-Gov法令検索）
• 不動産の表示に関する公正競争規約
• 不動産流通推進センター 相談事例「レインズに登録した売買情報を他業者が広告するときは売主の承諾は必要か」

物件を条件の合う顧客に早く届けたいときは、スマッチュも試してみてください。