不動産の取引台帳 エクセル無料テンプレート｜宅建業法の記載事項・保存期間と記入例【売買仲介向け】

この記事の要点

取引台帳は、宅建業法49条ですべての宅地建物取引業者に備付けが義務づけられた「業務に関する帳簿」です。免許の更新や行政の立入検査で確認される法定帳簿でありながら、「何を書けばいいのか」「いつまで保存するのか」「エクセルでいいのか」が意外と知られていません。

本記事では、取引台帳の記載事項・保存期間・電子保存の条件を、宅建業法と施行規則の条文を根拠に整理し、売買仲介の記入例つきで解説します。あわせて、法定の記載事項をすべて列に落とし込んだ無料のExcelテンプレート（使い方ガイド・記入用シート・記入例・法定記載事項チェック表の4シート構成）を配布します。

先にテンプレートだけ受け取りたい方へ。取引台帳のExcel（記入例つき）を、下のフォームから無料でダウンロードできます。

取引台帳とは｜宅建業法49条で義務づけられた「業務に関する帳簿」

取引台帳の正式な位置づけは、宅建業法49条に定められた「業務に関する帳簿」です。条文は次のことを求めています。

• 事務所ごとに帳簿を備えること

• 宅建業に関し取引のあったつど記載すること

• 記載する内容は、取引の年月日、取引に係る宅地・建物の所在と面積、そのほか国土交通省令（施行規則18条）で定める事項

• 出典：宅地建物取引業法（e-Gov法令検索）

ポイントは「事務所ごと」と「取引のあったつど」の2つです。本店と支店がある会社なら、支店にも支店の取引を記載した帳簿が必要です。また「年に1回まとめて転記」ではなく、取引が成立するたびに記載していく運用が求められます。

取引台帳が実際に確認される場面は、主に次の3つです。

つまり取引台帳は「行政のためだけの書類」ではなく、自社の取引履歴と報酬の記録を1か所に集約する、実務上も価値のある台帳です。後述するとおり、備え付けていない場合には罰則もあります。

本題に入る前に、自社の現状を3つの問いで確認してみてください。

1. いま立入検査が入ったら、事務所ごとの帳簿を「これです」と出せますか？
2. 直近の成約について、法定の記載事項（当事者・他業者・報酬額など）がすべて書かれていますか？
3. 5年前（自ら売主の新築住宅なら10年前）の帳簿を、どこに保存しているか即答できますか？

1つでも答えに詰まったなら、この記事とテンプレートで整えられます。逆に3つとも即答できる会社は、記載事項チェック表（後述）での点検だけで十分です。

取引台帳の記載事項一覧【売買仲介の場合】

「省令で定める事項」の中身は、宅建業法施行規則18条1項に列挙されています。法49条の本文分とあわせて一覧にすると、次のとおりです。

• 出典：宅地建物取引業法施行規則（e-Gov法令検索）

見てのとおり、契約書や重要事項説明書に書いた内容の「要約版」に近い構成です。成約のたびに契約書一式から転記すれば埋まる項目ばかりなので、書くこと自体は難しくありません。難しいのは「都度・漏れなく・全事務所で」続ける運用のほうです。

なお、売買契約に至るまでに必要な書類の全体像は、以下の記事で一覧にしています。

保存期間と閉鎖のルール｜事業年度末で閉鎖・5年保存

取引台帳は「書いたら終わり」ではなく、保存までが義務です。施行規則18条3項が定めるルールは次の2段構えです。

「閉鎖」という言葉に身構える必要はありません。実務的には、事業年度が終わったらその年度の帳簿を締め、翌年度は新しい帳簿（エクセルなら新しいファイルまたはシート)に記載していく、というだけのことです。

保存期間の起算点が「取引の日」ではなく「閉鎖後」である点には注意してください。たとえば3月決算の会社が2026年4月に成約した取引は、2027年3月末の閉鎖から5年間、つまり2032年3月末まで保存が必要です。取引日から数えると約6年分になります。

決済・引渡し当日の段取り（＝帳簿に記載する「取引の日」の実務）は、以下の記事で整理しています。

エクセル（電子データ）での作成・保存は認められるか

結論から言えば、認められます。施行規則18条2項は、次の条件を満たせば、電子データの記録をもって帳簿への記載に代えられると明記しています。

つまり「紙の帳簿に手書き」も「印刷して綴じておく」も必須ではありません。エクセルのまま保存し、立入検査などで求められたときに印刷できれば足ります。

ただし、エクセル運用ならではの注意点が2つあります。

• 事務所ごとの備付けは電子でも変わりません。複数事務所がある場合、各事務所で自分の事務所分を表示・印刷できる状態にしておく必要があります
• 「必要に応じて表示できる」状態を保つのは自社の責任です。ファイルの保存場所を決め、誤削除や上書きを防ぐバックアップを用意しておきましょう

ここで混同しやすいのが、国税関係の帳簿書類に適用される電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法は仕訳帳・請求書といった国税関係の帳簿書類を対象とする税法上の制度で、取引台帳の電子保存の根拠はあくまで宅建業法施行規則18条2項。対象も要件も別物です。「電帳法の要件を満たしていないからエクセルの取引台帳はダメなのでは」という心配は不要ですし、逆に取引台帳がエクセルで済むからといって、請求書等の保存要件が緩むわけでもありません。

• 参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

無料テンプレートの中身｜4シート構成

本記事で配布する取引台帳テンプレートは、売買仲介での利用を前提に、次の4シートで構成しています。

様式が自由だからこそ、「法定事項をすべて満たしているか」を自分で確認できるようにチェック表を付けました。すでに自作の台帳をお使いの方も、チェック表だけで記載漏れの点検に使えます。

ダウンロードは無料です。メールアドレスを入力すると、その場でExcelファイルを受け取れます。

記入例｜売買仲介の1取引をどう書くか

テンプレートの記入例シートから、書き方の要点を抜粋します。たとえば、自社が売主側の媒介、他社が買主側の媒介に立った共同仲介の取引なら、次のように書きます。

記入のコツを3つ添えます。

• 取引年月日は「何をもって取引とするか」を社内で統一します。決済・引渡し日で揃えるのが分かりやすく、契約日を採る場合は全取引で統一してください。日付の基準がばらつくと、年度末の閉鎖時にどの年度の帳簿に載せるかがぶれます
• 報酬の額は、実際に受領した額を税込・税抜どちらで書くか決めて統一します。会計データと突き合わせる場面を考えると、請求書の表記と揃えておくのが安全です
• 共同仲介では、相手方業者の商号を必ず書きます（規則18条1項3号）。「どの取引をどの業者と組んだか」の記録は、法定事項であると同時に、自社の業者ネットワークの資産記録にもなります

ケース別の書き方｜自ら売主・交換・賃貸が混ざる場合

売買の媒介だけをしている会社は前章の書き方で足りますが、取引の形が変わると、書く内容も少し変わります。取引態様ごとの注意点を整理します。

注意したいのは、下3つの「たまにしか発生しない取引」ほど記載が漏れやすいことです。売買仲介が本業の会社でも、年に数件の賃貸媒介や、自社の事業用に自ら買主となる取引は起こります。帳簿は「宅建業に関する取引すべて」が対象なので、テンプレートの態様欄はこれらを選べる形にしてあります。

また、取引一任代理等の認可を受けている場合は、その旨も態様欄に含める必要があります（規則18条1項1号）。該当する会社は限られますが、チェック表に項目として入れてあります。

運用ルールの決め方｜「誰が・いつ・どこに」を先に固定する

取引台帳が形骸化する原因は、様式ではなく運用です。テンプレートを配って終わりにせず、次の3点を先に決めてください。

そのうえで、年度の切り替え時には次のチェックリストを回します。

• ☐ 前年度の帳簿（ファイル）を閉鎖し、以後編集しないことを確認した
• ☐ 閉鎖した帳簿の保存期限（閉鎖後5年、自ら売主の新築住宅は10年）をメモした
• ☐ 新年度のファイルを作成し、事務所ごとに保存場所を確認した
• ☐ 保存期限を過ぎた古い帳簿の扱い（廃棄・継続保管）を決めた

過去分をどうするかも、よくある悩みです。これまで帳簿を備えていなかった会社は、把握できる範囲で過去の取引を遡って記載し、以後は「つど記載」に切り替えるのが現実的な立て直し方です。契約書・決済関係書類が残っていれば、法定事項の大半は復元できます。遡りきれない部分を理由に着手を先送りするより、今年度分から確実に記載できる体制を作ることを優先してください。

ありがちなつまずき5つ

実際の運用で崩れやすいポイントを、対策とセットで挙げます。

いずれも、テンプレートの列設計と運用ルール3点（誰が・いつ・どこに）で防げるものです。

記入のもう一段先｜「参考事項」欄を実務に活かす

法定事項の最後にある「取引に関する特約その他参考となる事項」(規則18条1項9号)は、いちばん軽視されがちで、いちばん実務価値のある欄です。

この欄が生きるのは、取引の数年後です。「あの取引、境界の扱いはどうしたか」「引渡し後の設備トラブルの取り決めは」と振り返る場面で、契約書の綴りを倉庫から出す前に帳簿1枚で答えられるかどうかが変わります。書いておきたいのは次のような内容です。

• 融資特約・買替特約などの特約の有無と要点
• 引渡し条件（現況渡し・残置物の扱い・測量の負担など）
• 取引後に引き継いだ事項（賃借人への通知・管理会社の変更など)

逆に、この欄に書くべきでないのは、取引と無関係な顧客の機微情報です。帳簿は保存義務が5年ある書類なので、書く内容も「取引の記録」に絞るのが原則です。

帳簿を備えていないとどうなるか

取引台帳の備付け義務には、罰則があります。宅建業法83条1項は、帳簿を備え付けなかった者、記載すべき事項を記載しなかった者、虚偽の記載をした者を、50万円以下の罰金の対象と定めています。

• 出典：宅地建物取引業法 第83条（e-Gov法令検索）

また、宅建業法違反として監督処分（指示等）の対象にもなり得ます。「うちは小さいから」「取引が少ないから」という例外はなく、免許を持つ以上は1件目の取引から記載義務があります。逆に言えば、テンプレートに成約のつど転記するだけで満たせる義務なので、仕組みを一度作ってしまえば負担はごく小さいものです。

取引台帳・物件台帳・顧客管理シートの違い

「台帳」と名の付く道具が複数あって紛らわしいので、役割を整理しておきます。

取引台帳が「過去（成約済み）の記録」であるのに対し、物件台帳と顧客管理シートは「現在進行中の案件を成約に近づける」ための道具です。法定義務なのは取引台帳と従業者名簿の2つで、様式まで指定されているのは従業者名簿だけ、という関係になります。

物件台帳と顧客管理シートは、それぞれ以下の記事でテンプレートを無料配布しています。

スマッチュ運営観測：義務の帳簿より手前の工程が、時間を奪っている

ここからは、不動産仲介向けAIアシスタント「スマッチュ」を運営する立場からの観測です。

取引台帳への記載は、1件あたりにすれば数分の作業です。ここまで読んで「これなら大丈夫」と感じた方ほど、次の事実に目を向けてほしいと思います。実際に営業担当者の時間を奪っているのは、帳簿に書く「成約」へたどり着くまでの工程のほうです。業者ネットワークが育った営業担当者には月300件を超える物件情報がメール・LINEで届きますが、1人が実際に検討・処理できるのは月30〜50件ほど。残りは見るだけで流れていきます。1件あたり仲介手数料50万円・成約率5%で計算すると、月625万円・年7,500万円の機会損失です。

レインズの2024年の新規登録は売り物件だけで1,449,458件と前年比4.3%増でした。物件情報の流通量は増え続けており、「届いた情報を処理しきれない」問題は今後も大きくなる一方です。

• 出典：不動産流通推進センター「レインズ活用状況 2024」

業界側の動きも速く、不動産業界の生成AIの業務利用率はすでに41.4%（営業職では50.0%）に達しています。帳簿のような法定業務は正確さが最優先なのでテンプレートで型を固め、その手前の情報処理はAIに任せる、という分担が現実的になってきました。

• 出典：いえらぶGROUP「不動産業界のAI利用実態調査 2025」

スマッチュは、この成約前の工程を自動化するツールです。届いた物件資料（PDF・メール文面）をアップロードすると、AIが物件概要書を自動作成し、登録済みの顧客リストと条件を照合して、提案メールの下書きまで用意します。始め方は、無料アカウントを作り、手元の物件資料を1件アップロードするだけです。

帳簿づけは義務なのでテンプレートで確実に。その手前のマッチングと資料作成は自動化で。この分担ができると、営業担当者の時間は「検討と交渉」という帳簿に残る仕事に集中できます。概要書の自動作成と、エクセルからの管理の広げ方は、以下の記事が参考になります。

まとめ：義務は軽く済ませ、記録は資産にする

取引台帳の要点をまとめます。

• 取引台帳は宅建業法49条の法定帳簿。事務所ごとに備え、取引のつど記載する
• 記載事項は施行規則18条の11項目。契約書からの転記で埋まる内容がほとんど
• 各事業年度末で閉鎖し、閉鎖後5年（自ら売主の新築住宅は10年）保存する
• エクセル保存は「必要に応じて印刷できる状態」なら認められる（規則18条2項）
• 備付け・記載を怠ると50万円以下の罰金の対象。ただし仕組み化すれば負担は小さい

まずは無料テンプレートをダウンロードして、直近の成約1件を記入例のとおりに転記してみてください。10分ほどで、自社の法定帳簿が「ある」状態を作れます。

帳簿より手前の、物件整理・マッチング・提案文づくりを自動化したくなったら、スマッチュをお試しください。