物件台帳テンプレート無料DL【Excel雛形・記入例つき】｜業者から届く物件情報を1枚で管理する【2026年版】

この記事の要点

業者から毎日のように届く物件情報。メールの添付PDF、業者間サイトのリンク、FAX、業者会でもらった紙——これらが「どこに行ったか分からない」状態のまま流れていくのは、不動産仲介にとって大きな機会損失です。

本記事では、業者から届く物件情報を1件1行で一元管理する「物件台帳」の作り方を、レインズや守秘義務など法令の注意点も踏まえて解説します。そして、そのまま使える無料のExcelテンプレート（記入例・項目ガイド・プルダウンつき）を配布します。手作業の台帳の限界と、届いた物件PDFをAIで自動的に台帳化する方法まで、物件情報管理を丸ごと整えます。

先にテンプレートだけ受け取りたい方へ。物件台帳のExcel（記入例＋項目ガイド＋入力用プルダウン入り）を、下のフォームから無料でダウンロードできます。

「あの物件どこいった？」が起きる理由

「先週、業者さんからいい一棟の話が来ていたはずなんだけど、どのメールだったかな」——心当たりのある方は少なくないはずです。

物件情報は、いろいろな経路から、バラバラの形式で届きます。

• 業者からのメール（本文＋PDF添付）
• 業者間の物件情報サイト
• FAX（今も現役の会社は多い）
• 業者会・交流会でもらう紙の資料
• 電話やチャットで口頭・画像だけ

問題は、これらが1か所にまとまっていないことです。届いた瞬間は「お、いいかも」と思っても、他の業務に追われているうちに埋もれ、思い出したころには他社で決まっている。良い物件ほど動きが速いので、この「埋もれ」は直接、成約機会の損失になります。

スマッチュの運営観測では、業者ネットワークが育った担当者には月に300件を超える物件情報が流入します。そのすべてに目を通し、提案まで動けているのは月に30〜50件程度。残りの250件超は「見るだけ」「あとで見よう」で流れていきます。

この差を分けるのは、物件情報が届いたときに、すぐ決まった場所へ記録できているかどうかです。その記録先になるのが物件台帳です。

そもそも「物件台帳」とは？物件管理表との違い

物件台帳とは、業者から届く物件情報を1件1行で一覧管理する表のことです。「物件管理表」「物件一覧表」と呼ばれることもありますが、指しているものはほぼ同じと考えて構いません。

賃貸管理会社が使う「物件台帳」は、自社が管理する物件（オーナー・入居者・修繕履歴など）を管理するものですが、売買仲介における物件台帳は性格が違います。自社の管理物件ではなく、「他社・業者から届いてくる、売り情報の流れ」を捕まえて管理するのが目的です。ここを取り違えると、必要な項目がズレてしまいます。

売買仲介の物件台帳がうまく回っていると、次のことができるようになります。

• 届いた物件を取りこぼさない（埋もれ防止）
• 「いつ・どの業者から来たか」が分かる（鮮度と出所の管理）
• どの顧客に紹介できそうかをその場で紐づけられる
• 対応状況（未対応・提案済み・見送り）が一覧で見える

まず自己診断：あなたの物件情報、いま「どこ」にありますか？

作り方に入る前に、3つの問いに答えてみてください。

Q1：先週届いた物件情報を、いま3秒で一覧表示できますか？

Q2：「◯◯エリアの利回り8%以上」で、手元の物件を絞り込めますか？

Q3：ある顧客の条件に合う物件が届いたとき、自動で気づける仕組みがありますか？

3つとも「はい」なら、すでに台帳が機能しています。1つでも「いいえ」があれば、物件情報が"流れて消えている"サインです。まずは台帳で「記録する場所」を1つに決めることから始めましょう。

物件情報を安定して仕入れる導線づくりについては、こちらも参考になります。

物件台帳に必須の項目一覧【無料Excelの中身】

ここからが本題です。物件台帳（物件管理表）に持たせるべき項目を、グループごとに整理します。配布しているExcelテンプレートは、この項目構成をそのまま反映しています。

売買仲介の台帳で差がつくのは、物件のスペック欄よりも、「受領日・出所・対応状況」まわりです。ここが弱いと、情報がただ溜まるだけの一覧表になってしまいます。

とくに次の5つの列は、一般的なテンプレートに欠けがちですが、売買仲介では効きます。

1. 受領日・情報鮮度：情報は生鮮品です。いつ届いたかで価値が変わります。テンプレートでは、受領日から一定日数が過ぎた行を自動で色付けし、鮮度が落ちた情報が一目で分かるようにしています。
2. 入手経路：業者間サイト／メール／FAX／紹介など、どこから来た情報かを残します。出所が分かると、追加情報の取り寄せがスムーズです。
3. 取扱業者・元付/客付：物件を持っているのが元付か、間に入る客付かで、価格交渉や資料取り寄せの動き方が変わります。
4. 対応ステータス：未対応・確認中・概要書化済・提案済・見送りをプルダウンで管理。これがあるだけで「対応漏れ」が激減します。
5. 紐づく顧客候補：届いた物件が、どの顧客の条件に合いそうかをメモしておく列。ここが「物件を仕入れる」と「提案する」をつなぐ橋になります。

概要書化ステータスの前提となる「物件概要書そのものの作り方・必須項目」は、こちらのテンプレートで詳しく解説しています。

なお「物件管理表」という言い方で探している方も多いですが、必要な項目は上記と同じです。呼び方にこだわらず、自社の運用に合う形で使ってください。

手を動かしながら読みたい方は、先にテンプレートをダウンロードしておくと便利です。各項目の意味は、このあと記入例で解説します。

記入例つき｜各項目を「どう書くか・なぜ」

項目名だけでは、実際に何を書けばいいか迷う欄もあります。収益一棟マンションを想定した記入例（特定の物件ではありません）で、各欄の埋め方と狙いを確認しましょう。

記入のコツはシンプルです。空欄をすべて埋めることより、「受領日・出所・対応状況」を確実に埋めること。物件のスペックは資料を見れば分かりますが、「いつ・誰から来て・今どうなっているか」は、その瞬間に記録しないと二度と復元できません。

テンプレートでは、対応ステータスや入手経路をプルダウンで選べるようにし、表記のゆれを防いでいます。また、受領日から日数が経った行は条件付き書式で自動的に色が変わるので、「鮮度が落ちた情報」が一覧で見えるようになっています。

物件情報の"鮮度"がなぜ成約率を左右するのかは、こちらで詳しく解説しています。

物件台帳と法令｜守秘義務・レインズ・個人情報

物件台帳には、物件所有者の情報や取引の状況など、取り扱いに注意すべき情報が含まれます。事業者として押さえておきたい法令上のポイントを、一般的な範囲で整理します（個別の判断は、必要に応じて専門家にご確認ください）。

1. 守秘義務（宅地建物取引業法 第45条）

宅地建物取引業者には、業務上知り得た秘密を守る義務があります。宅建業法第45条は「正当な理由がある場合でなければ、その業務上取り扱つたことについて知り得た秘密を他に漏らしてはならない」と定めており、宅建業を営まなくなった後（退職・廃業後）も、この義務は続きます。違反した場合は50万円以下の罰金が定められています（同法第83条）。

物件台帳には、売主の事情や価格の背景など、外に出すべきでない情報が入りがちです。社内限定・アクセス制限のもとで運用するのが基本です。

• 出典：宅地建物取引業法 第45条（Lawzilla）
• 出典：全日本不動産協会「宅建業法上の秘密を守る義務」

2. レインズへの登録期限（媒介種別で異なる）

専任・専属専任の媒介契約を結んだ物件は、指定流通機構（レインズ）への登録義務があります。期限は媒介種別で異なります。

根拠は宅地建物取引業法第34条の2です。依頼者から「登録しないでほしい」と言われても、専任・専属専任である以上、登録義務は免れません。台帳に「レインズ登録状況・登録期限」の列を設けておくと、失念による違反を防げます。

• 出典：不動産会社のミカタ「レインズの登録期限」

レインズそのものを物件情報の仕入れに活かす方法は、こちらでも解説しています。

3. 2025年から、レインズの「取引状況」登録が義務化

2024年6月28日の宅地建物取引業法施行規則の改正により、2025年1月1日から、レインズに登録した物件の「取引状況（ステータス）」の登録が義務化されました。登録するステータスは「公開中」「書面による購入申込みあり」「売主都合で一時紹介停止中」の3区分です。あわせて、売主が取引状況を確認できるようにする説明責任も強化されています。

これはレインズの機能強化・売主への説明責任の強化という位置づけで、物件の状況が売主からも見えるようになる方向の改正です。台帳側でも、レインズのステータスと自社の対応状況を突き合わせて管理しておくと、齟齬が起きにくくなります。

• 出典：国土交通省 報道発表資料（宅地建物取引業法施行規則の改正）

4. 個人情報の取り扱い

物件台帳に含まれる所有者名・連絡先などは、個人情報保護法上の「保有個人データ」に該当しうる情報です。一般的な実務として、利用目的を特定して適切に管理し、漏えい・紛失を防ぐ安全管理措置（紙なら施錠保管、データならパスワード・アクセス制限など）が求められます。2017年の法改正以降、扱う個人情報が少数でも規制の対象になっています。

• 出典：国土交通省「不動産流通業における個人情報保護法の適用の考え方」

なお、成約価格などを一般公開する「レインズ・マーケット・インフォメーション」では、個人が特定されないよう物件名・番地が非表示にされています。社内の台帳内では番地まで記載して構いませんが、外部に共有する資料では、公開範囲に注意しましょう。

エクセルの物件台帳、その先にある限界

ここまで「まずはExcelで台帳を作る」ことをおすすめしてきました。実際、Excelは無料で始められ、自由度も高く、最初の一歩として最適です。一方で、扱う件数が増えると、Excel台帳ならではの限界も見えてきます。

とくに大きいのが「手入力の負担で、台帳の更新自体が止まる」という問題です。台帳は、埋め続けて初めて価値が出ます。しかし忙しくなるほど記録は後回しになり、気づけば「作ったけれど使われていない台帳」になりがちです。

ここで、発想を変える余地があります。「人が手で埋める」から「届いた物件を自動で台帳化する」へ、という方向です。

物件情報を一元管理する仕組みづくりの全体像は、こちらでも解説しています。

AIで台帳を「自動で埋める」という選択肢

手入力の限界を超える方法として、届いた物件PDFをAIが読み取り、台帳を自動で埋めるというアプローチがあります。スマッチュは、まさにこの発想で作られています。

流れはシンプルです。

1. 業者から届いた物件PDFをアップロード（またはLINEに転送）する
2. AIが物件情報（所在地・価格・面積・利回りなど）を自動で抽出する
3. 抽出した情報から、A4整形済みの物件概要書を自動生成する
4. さらに、自社に登録済みの顧客条件と全件マッチングし、どの顧客に刺さるかをスコア付きで表示する
5. 物件×顧客ごとに個別化された提案メール文を自動生成し、Gmailの下書きに格納する

つまり、台帳の「受領→記録→概要書化→顧客への紐づけ」という一連の流れが、手入力ではなく自動で進みます。人がやるのは、確認して送信するだけです。

スマッチュの運営観測に戻ると、月300件超の流入に対して処理できるのは30〜50件でした。この差の大半は「手作業が追いつかない」ことに起因します。台帳への記録・概要書づくり・顧客との照合を自動化できれば、担当者は"どの物件を優先し、どの顧客に当てるか"という、人にしかできない判断に時間を使えるようになります。

AIマッチングは「結果が出てから」が本番です。送る物件を選ぶ基準は、こちらで解説しています。

もちろん、いきなり全部を自動化する必要はありません。まずはExcel台帳で「記録する習慣」を作り、件数が増えて手が回らなくなったら自動化を検討する。この順序で十分です。配布しているテンプレートは、その最初の一歩として使えます。

物件台帳が「使われなくなる」3つの落とし穴と対策

台帳は、作るより「使い続ける」ほうが難しい道具です。多くの会社で、せっかく作った台帳が数週間で放置されます。よくある3つの落とし穴と、その対策を押さえておきましょう。配布テンプレートは、これらの対策をあらかじめ組み込んでいます。

とくに②が最大の敵です。台帳は「完璧に埋める」必要はありません。むしろ、物件が届いたら受領日と物件名だけでも記録しておく、という最小限のルールにするほうが長続きします。スペックや利回りは、提案する段階で後から埋めれば十分です。

「入力の負担で台帳が止まる」問題を根本から解くのが、前の章で触れた「AIで自動的に台帳を埋める」というアプローチです。まずは手作業で習慣を作り、限界を感じたら自動化に移るのが現実的です。

30日で「物件情報が流れない」仕組みをつくるロードマップ

最後に、台帳を「作って終わり」にしないための、30日の進め方を示します。

Week 1：記録する場所を1つに決める

• ☐ 配布テンプレートをダウンロードし、自社用にコピーする
• ☐ 使わない列を削り、必要なら自社の列を足す
• ☐ 「届いた物件はすべてこの台帳に記録する」と決める

Week 2：入力を習慣化する

• ☐ 物件が届いたら、まず受領日・出所・物件名だけでも即記録する
• ☐ 対応ステータスを毎日1回、見直す
• ☐ 鮮度が落ちた行（自動で色が変わる）を週末に棚卸しする

Week 3〜4：顧客との紐づけを始める

• ☐ 主要顧客の希望条件を一覧化する
• ☐ 届いた物件に「紐づく顧客候補」をメモする
• ☐ 手作業が重いと感じたら、自動化（AIでの台帳化・マッチング）を検討する

この3ステップを回すだけで、「あの物件どこいった？」は目に見えて減ります。そして、台帳が埋まるほど「どの顧客に、どの物件を当てるか」の判断が速くなります。

顧客条件との突合を精度高く行うコツは、こちらも参考にしてください。

まとめ｜物件台帳は「流さないための仕組み」

物件台帳は、単なる一覧表ではありません。業者から届く物件情報を埋もれさせないための仕組みであり、必要なときにすぐ引き出して提案につなげる土台になります。

• 売買仲介の台帳で効くのは、物件スペックより「受領日・出所・対応状況」
• 専任・専属専任はレインズ登録期限があり、守秘義務・個人情報にも配慮が要る
• Excelは最初の一歩に最適。ただし件数が増えると手入力の限界が来る
• その先は、届いた物件PDFをAIで自動的に台帳化・概要書化・マッチングする選択肢がある

まずは配布しているテンプレートを使って、届いた物件をその場で記録する習慣をつけてみてください。それだけでも、これまで流れて消えていた情報を、成約につなげられるようになります。

なお、物件PDFの整理・概要書づくり・顧客への紐づけを自動化したい場合は、スマッチュがその領域をまるごとカバーします。物件PDFをアップロードするだけで、概要書と提案文、そして顧客とのマッチング結果まで自動で用意されるため、台帳の手入力に追われる時間を、判断と交渉に振り向けられます。

参考資料・出典

• 宅地建物取引業法 第45条（守秘義務）
• 全日本不動産協会「宅建業法上の秘密を守る義務」
• 不動産会社のミカタ「レインズの登録期限」
• 国土交通省 報道発表資料（宅地建物取引業法施行規則の改正・取引状況登録の義務化）
• 国土交通省「不動産流通業における個人情報保護法の適用の考え方」