販売活動報告書テンプレート無料DL【Excel雛形・記入例つき】｜専任媒介の売主報告を宅建業法どおりに整える【2026年版】

この記事の要点

売主から専任媒介で物件を預かったのに、こちらから活動状況を伝えられていない——これは売主の不信、そして媒介契約の乗り換えに直結します。売主が知りたいのは「自分の物件が、いま、どう動いているのか」だけです。

その答えを定期的に、形に残して届けるのが販売活動報告書（業務処理状況報告書）です。そしてこの報告は、担当者の善意ではなく、宅地建物取引業法が定める義務です。

本記事では、報告の法的な頻度と方法、レインズ登録や2025年から義務化されたステータス登録との関係を、出典つきで整理します。そのうえで、そのまま使える無料のExcelテンプレート（記入例・項目ガイド・プルダウンつき）を配布します。居住用を前提にした一般的な報告書だけでなく、事業用・収益物件を扱う仲介会社が押さえるべき視点まで踏み込みます。

先にテンプレートだけ受け取りたい方へ。販売活動報告書のExcel（記入例＋項目ガイド＋入力用プルダウン入り）を、下のフォームから無料でダウンロードできます。

販売活動報告書とは──売主に「活動が見える」ようにする書類

販売活動報告書とは、媒介契約を結んだ物件について、これまでどんな販売活動を行い、どんな反応があったかを、売主に定期的に報告する書類です。呼び方は会社によってさまざまで、次のような名称が使われますが、指しているものはほぼ同じです。

• 業務処理状況報告書（法律の条文に近い言い方）
• 営業活動報告書
• 売却活動報告書
• 販売状況報告書

売主にとって、自分の物件がどう扱われているかは、外からはまったく見えません。ポータルサイトに載っているかは確認できても、「何件問い合わせが来て」「何組が内見に来て」「なぜまだ決まらないのか」は、担当者が伝えない限り分かりません。この情報の非対称を埋めるのが報告書の役割です。

報告書がきちんと機能していると、次のことが起こります。

• 売主が「ちゃんと動いてくれている」と安心し、信頼が積み上がる
• 価格の見直しや条件変更を、数字を根拠に提案できる
• 媒介契約の更新時に、継続を選んでもらいやすくなる

逆に、報告が滞ると「この会社に任せて大丈夫か」という不安が生まれ、他社への乗り換えや一般媒介への切り替えにつながります。報告書は、単なる義務の履行ではなく、売主との関係を維持する営業ツールでもあります。

売主から選ばれ続けるための基本の動き方は、こちらでも解説しています。

報告は「義務」──宅建業法34条の2が定める頻度と方法

販売活動報告は、やってもやらなくてもよいサービスではありません。宅地建物取引業法第34条の2は、専任媒介・専属専任媒介を結んだ宅建業者に対し、業務の処理状況を定期的に報告する義務を課しています。頻度は媒介契約の種類によって決まっています。

注意したいのは一般媒介です。一般媒介契約には、法律上の報告義務はありません。公益社団法人全日本不動産協会も、一般媒介については報告義務の法的な定めがない旨を明示しています。売主から依頼があれば任意で報告することは可能ですが、「義務がある」と誤って案内しないよう気をつけましょう。

また、専属専任のほうが売主の拘束が強い分、報告頻度も高い（週1回以上）という対応関係です。専任（2週に1回以上）と取り違えやすいので、社内マニュアルでも明確にしておくと安全です。

報告の方法は「口頭でも可」だが、書面・メールが実務標準

意外に思われるかもしれませんが、法律は報告の方法までは限定していません。全日本不動産協会の見解でも、定期報告は文書・電子メール・口頭のいずれでも構わないとされています。つまり口頭報告でも、法的な義務そのものは果たせます。

それでも実務で書面やメールが標準になっているのは、証跡を残すためです。口頭だけでは「報告した・していない」の水掛け論になり、トラブルや行政への説明の際に不利になります。レインズも、報告は文書または電子メールで行うことを前提に案内しています。法律上は方法を問わないが、実務上は書面・メールで残すのが安全——これが正確な理解です。

なお、2022年5月の宅建業法改正で電子化が認められたのは、主に媒介契約締結時の書面（相手方の承諾が条件）です。これは契約書面の話であり、定期報告の方法とは別の論点です。「2022年改正で定期報告が電子化された」といった混同をしないよう注意しましょう。

報告義務を怠った場合、行政による指示処分などの監督処分の対象になり得ます。報告は「売主サービス」であると同時に「コンプライアンス」でもあるという二重の意味を持ちます。

• 出典：宅地建物取引業法（e-Gov法令検索）
• 出典：全日本不動産協会「一般媒介契約について」
• 出典：全日本不動産協会「申込みの報告義務」（報告方法について）

媒介契約3種類それぞれの違いと使い分けは、こちらで詳しく整理しています。

レインズ登録と報告書はセット──期限・登録証明書・2025年ステータス義務化

販売活動報告書は、レインズ（指定流通機構）への登録とセットで考えると、内容がぐっと締まります。専任・専属専任で預かった物件は、レインズへの登録が義務であり、その状況を報告書に載せることで「活動していること」を客観的に示せるからです。

レインズ登録の期限と登録証明書

専任・専属専任の媒介契約を結んだら、期限内にレインズへ登録する義務があります（宅地建物取引業法施行規則第15条の10）。

この「5日」「7日」は、宅建業者の休業日を除いて数えるため、実務では「5営業日以内」「7営業日以内」と呼ばれます。単純な暦日ではない点に注意してください。

登録すると、レインズから登録を証する書面（登録済証明書）が発行されます。これは遅滞なく売主へ引き渡す義務があります。報告書に登録日・登録証明番号を記載し、証明書を添えることで、「確かにレインズに載せました」という証拠を売主に示せます。

2025年1月から、レインズの「取引状況」登録が義務化

ここが、他社の報告書テンプレート記事がまだほとんど反映できていない最新ポイントです。2024年6月の宅地建物取引業法施行規則の改正により、2025年1月1日から、専任・専属専任媒介で登録した物件について、レインズ上の取引状況（ステータス）の登録・更新が義務化されました。ステータスは「公開中」「書面による購入申込みあり」「売主都合で一時紹介停止中」といった区分で管理されます。

あわせて、売主が自分の物件の取引状況を確認できるよう、登録証明書に二次元コードを付し、売主専用の確認画面につなげるシステム改修も行われました（制度の施行は2025年1月1日、証明書へのコード付与などのシステム運用開始は2025年1月4日で、日付の意味が異なります）。

これは、売主から見て「自分の物件がいま公開中なのか、申込みが入っているのか」が見えるようになる方向の改正です。報告書側でも、レインズのステータスと自社の報告内容を突き合わせておくと、「レインズでは公開中なのに、報告書では申込みありになっている」といった食い違いを防げます。

• 出典：宅地建物取引業法施行規則（e-Gov法令検索）
• 出典：東日本レインズ「媒介契約制度」
• 出典：国土交通省 報道発表（レインズの取引状況登録・売主向けリーフレット）

レインズそのものを物件情報の仕入れ・活用に生かす方法は、こちらでも解説しています。

販売活動報告書に必ず入れる項目【無料Excelの中身】

報告書に法定の様式はありません。任意の書式で構わないぶん、何を載せるかで質が大きく変わります。実務で共通して入る項目を、グループごとに整理します。配布しているExcelテンプレートは、この構成をそのまま反映しています。

とくに効くのは、反響件数・内見件数といった数字と、今後の方針をセットで書くことです。数字だけでは「だから何？」になり、方針だけでは根拠が弱い。「今週は問い合わせ3件・内見1組。反応は価格への慎重論が中心だったため、次週は◯◯を提案します」のように、事実と提案を結ぶと、報告が営業提案に変わります。

事業用・収益物件なら、この欄を足す

一般的な報告書テンプレートは、そのほとんどが居住用を前提にしています。事業用・収益物件を扱うなら、次のような欄を足すと、投資家である売主の関心に噛み合います（これらは法定項目ではなく、実務上の工夫です）。

• 想定利回り（表面・実質）の見直し状況
• レントロール・稼働状況に変化があったか
• 法人・投資家からの引き合い件数
• 金融機関への融資打診・反応の有無

収益物件の売主は「いくらで、どんな利回りで売れるか」を投資判断として見ています。居住用と同じ様式では物足りないため、テンプレートには収益物件向けの記入欄も用意しています。

手を動かしながら読みたい方は、先にテンプレートをダウンロードしておくと便利です。各欄の書き方は、このあと記入例で解説します。

記入例つき｜「売主に信頼される報告書」の書き方

同じ項目でも、書き方で伝わり方はまったく変わります。反響の状況を「好調・普通・不調」の3パターンに分けて、書き分けのコツを見ていきましょう。

ポイントは3つです。第1に、必ず数字を入れること。「順調」「反応なし」だけでは、売主は判断できません。第2に、悪い数字ほど正直に、原因の仮説とセットで書くこと。反応が薄いときこそ、競合状況や価格の分析を添えると、値下げ提案の説得力が増します。第3に、次の一手を必ず書くこと。「だから来週こうします」がないと、売主は「打つ手なしなのか」と不安になります。

報告書は、良いニュースを伝える場でも、言い訳を並べる場でもありません。事実を数字で示し、次の提案につなげる場です。悪い状況でも、分析と提案が添えられていれば、売主の信頼はむしろ深まります。

売主への価格提案の考え方や査定書の作り方は、こちらも参考になります。

無料Excelテンプレートの使い方

配布しているExcelテンプレートは、これまで説明した項目をそのまま使える形にしたものです。主な特長は次のとおりです。

• 記入例シート：好調・普通・不調の3パターンの記入例つき。埋め方に迷いません
• 項目ガイド：各欄に「何を書くか」の説明を用意。新人でも同じ基準で書けます
• 入力プルダウン：媒介種別・レインズステータス・反響媒体などを選択式にし、表記のゆれを防止
• 収益物件向け欄：利回り・レントロール・融資打診など、事業用に必要な欄を追加
• 反響の推移：週ごとの問い合わせ・内見件数を入力すると、数字が積み上がり、売主に「動いている」ことを示せます

使い方はシンプルです。ダウンロードして自社用にコピーし、物件ごとに1ファイル（またはシート）を用意します。あとは報告のたびに、その週の数字と活動、次の方針を追記していくだけです。Googleスプレッドシートに読み込めば、そのままメール添付やリンク共有でも使えます。

ありがちな失敗──売主の不信を招くNG報告

報告書は、出し方を誤ると逆効果になります。売主の信頼を損なう典型的な失敗を押さえておきましょう。

とくに2025年以降は、売主がレインズのステータスを自分で確認できるようになりました。報告書とレインズの内容がずれていると、これまで以上に見抜かれやすくなっています。報告のたびに、レインズの登録状況・ステータスと報告内容を必ず突き合わせる——これを習慣にしておくと安全です。

報告書を「次の媒介・値下げ提案」の武器に変える

報告書は、義務だからやる後ろ向きの作業と捉えると、続きません。むしろ、営業の武器として使うと、書く意味が変わります。

第1に、媒介契約の更新です。専任・専属専任は期間が区切られており、満了時に売主は継続か乗り換えかを判断します。ここまで毎回きちんと報告してきた実績があれば、「この会社に任せ続けよう」という判断につながります。逆に報告が滞っていれば、更新時に一般媒介へ切り替えられたり、他社に乗り換えられたりします。

第2に、価格見直しの提案です。値下げは、売主にとって受け入れにくい提案です。しかし、反響件数・内見件数・競合の動向という数字が積み上がっていれば、「感覚」ではなく「事実」に基づく提案として通りやすくなります。報告書は、その根拠を毎週ためていく装置でもあります。

第3に、信頼の蓄積です。良いことも悪いことも、数字で正直に報告し続ける担当者は、売主から「誠実だ」と評価されます。この信頼は、次の物件の紹介や、知人の紹介にもつながっていきます。

専任媒介を勝ち取り、継続してもらうための実務は、こちらで詳しく解説しています。

スマッチュなら、報告書の「材料」が自動でたまる

販売活動報告書の一番の負担は、書式そのものより、毎週の活動をどう数字にして残すかにあります。反響が何件あったか、どの顧客にいつ提案したか——これらを手作業で集計していると、報告のたびに時間を取られます。

スマッチュは、日々の物件仕入れとマッチング・提案を自動化するサービスです。直接「報告書を生成する」機能ではありませんが、日々の活動がデータとして自動的にたまるため、報告書に載せる材料が自然と手元に残ります。

• 業者から届いた物件PDFをアップロードすると、AIが物件概要書を自動生成
• 登録済みの顧客条件と全件マッチングし、どの顧客に合うかをスコアで表示
• 物件×顧客ごとに個別化した提案メール文を自動生成し、Gmail下書きに格納

こうした「いつ・どの顧客に・どんな提案をしたか」の記録が積み上がるので、報告書の活動欄に書く内容を、思い出しながらゼロから起こす必要が減ります。まずは配布テンプレートで報告の型を整え、日々の活動記録を効率化したくなったら、スマッチュを検討してみてください。

マッチング結果をどう提案につなげるかは、こちらも参考にしてください。

まとめ｜報告書は「義務」であり「営業の武器」

販売活動報告書は、宅建業法が定める義務であると同時に、売主との信頼を積み上げ、次の媒介や価格提案につなげる営業ツールです。

• 専任は2週に1回以上、専属専任は1週に1回以上の報告義務がある（一般媒介は法定義務なし）
• 報告方法は法律上は問わないが、証跡を残すため書面・メールが実務標準
• レインズ登録・登録証明書、そして2025年から義務化されたステータス登録と報告内容を突き合わせる
• 数字（反響・内見）と次の方針をセットで書くと、報告が営業提案に変わる
• 事業用・収益物件なら、利回り・レントロール・融資打診の欄を足す

まずは配布しているテンプレートを使って、報告の型を1つに決めてみてください。毎週の活動を数字で残す習慣が、売主からの信頼と、継続の受注につながります。

なお、日々の物件仕入れ・概要書づくり・顧客への提案を自動化したい場合は、スマッチュがその領域をまるごとカバーします。活動の記録が自動でたまるぶん、報告書づくりの負担も軽くなります。

参考資料・出典

• 宅地建物取引業法（e-Gov法令検索）
• 宅地建物取引業法施行規則（e-Gov法令検索）
• 東日本レインズ「媒介契約制度」
• 国土交通省 報道発表（レインズの取引状況登録・売主向けリーフレット）
• 全日本不動産協会「一般媒介契約について」
• 全日本不動産協会「申込みの報告義務」