不動産売却ヒアリングシート無料DL【エクセル雛形・記入例つき】｜売主との初回面談で聞くべき項目を全網羅（事業用・収益）【2026年版】

この記事の要点

売却の相談は、買いの相談より件数が少なく、一件の重みが違います。最初の面談で売主の事情と物件の実態を正確に聞き取れるかどうかが、媒介契約を預かれるか、そして預かった後の売却活動がスムーズに進むかを左右します。逆に、聞き漏らしがあると、後から残債や共有名義の問題が発覚して、まとまりかけた話が振り出しに戻ります。

本記事では、売主との初回面談で聞くべき項目の全体像、残債や売却理由といった繊細な話題の聞き方、買主ヒアリングとの違い、そして聞いた内容を査定・媒介契約の提案につなげる流れまでを、出典つきで整理します。あわせて、そのまま使える無料のExcelテンプレート（記入用シート・記入例・聞き方ガイド・個人情報の同意文例つき）を配布します。

先にテンプレートだけ受け取りたい方へ。売却ヒアリングシートのExcel（記入例・聞き方ガイド入り）を、下のフォームから無料でダウンロードできます。

売却の受託は「最初の聞き取り」で決まる

売主は、どの会社に売却を任せるかを厳しく見ています。売却検討者417名への調査では、不動産会社選びで重視する点として「確実に売れる不動産会社」を挙げた人が89.1%にのぼりました。知名度や規模ではなく、この会社なら確実に売ってくれるという納得感が選ばれる理由です。その納得感は、初回面談でどれだけ自分の事情を正確に理解してくれたか、から始まります。

• 出典：ブランディングテクノロジー社「不動産会社選びに関する調査」（売却検討者417サンプル）

競争環境も年々厳しくなっています。宅地建物取引業者は全国で132,291業者（令和6年度末）と11年連続で増加しており、売主には選択肢がいくらでもあります。一方で、市場に出る売り物件は増えています。レインズの2024年の新規登録は売り物件が1,449,458件と前年比4.3%増でした。売却相談を受託につなげる力は、これからの仲介会社の生命線です。

• 出典：国土交通省「令和6年度宅地建物取引業法の施行状況調査結果」
• 出典：不動産流通推進センター「2024年レインズ活用実績」

そして受託の成否を分けるのが、初回面談の聞き取りの質です。売却理由を掴めなければ、価格を優先すべきか時期を優先すべきかの提案がぶれます。残債を確認しなければ、そもそも成立しない価格で売出しを始めてしまいます。共有名義を見落とせば、契約直前で止まります。売却ヒアリングは、営業トークの前にある事実確認の仕事です。だからこそ、書式で漏れなく聞く価値があります。

売却ヒアリングシートとは──無料テンプレートの中身

売却ヒアリングシートとは、売却相談に来た売主から、売却の背景・対象物件の実態・希望条件を、決まった項目に沿って聞き取り、記録するための書式です。買主向けのヒアリングシートが「希望条件を引き出す」ための書式だとすれば、売主向けは「事実と事情を確認する」ための書式です。

頭のなかで聞ける、という担当者ほど、後から権利関係や残債の確認漏れでつまずきます。書式で聞く利点は三つあります。一つ目は、聞き漏れが構造的に防げること。項目が並んでいれば、境界の状況や相続登記の有無といった、会話では出てきにくい要素まで確認できます。二つ目は、記録が残ること。売却案件は検討期間が長く、半年後に話が再燃することも珍しくありません。書式に残っていれば、担当が替わっても同じ精度で対応できます。三つ目は、次の工程にそのまま流せること。聞き取った物件情報は査定書の前提になり、希望条件は売出し戦略の土台になります。

今回配布する無料テンプレートは、次の5シート構成です。

印刷して面談で使うことも、PCやタブレットで開きながら使うこともできます。Googleスプレッドシートでもそのまま利用できます。

使いどころは面談だけではありません。売却相談は電話や問い合わせフォームから始まることが多く、一次対応の時点でシートの上のほう（売却理由・所在地・種別・現況）だけでも埋めておくと、面談までに周辺相場や登記情報を下調べでき、初回面談の密度がまるで変わります。電話の一次受付用と面談用で、同じ書式を段階的に埋めていく使い方がおすすめです。

売主に聞くべき項目の全網羅【7カテゴリ】

売却ヒアリングの項目は、大きく7つのカテゴリに整理できます。テンプレートもこの構成で作っています。まず全体像を示します。

①売却理由・背景──提案の軸が決まる

すべての項目のなかで、最初に丁寧に聞くべきなのが売却理由です。資産整理か、住み替えか、相続か、事業資金の捻出か。理由によって、優先すべきものが価格なのか時期なのかが変わり、提案の組み立てがまったく違ってきます。納税資金が目的で期限があるなら、多少価格を抑えても確実に売り切る戦略が正解になり、急ぐ事情がないなら、高値で反響を待つ戦略も選べます。あわせて、売却が確定なのか情報収集の段階なのか、賃貸に出すなど他の選択肢と比較中なのか、という温度感も確認します。

②物件の基本情報──査定の土台

所在地・種別・土地建物の面積・築年・構造・現況（自用か、空室か、賃貸中か）を確認します。事業用・収益物件では、賃貸中の場合の賃料収入と入居状況が査定に直結するため、レントロール（賃料明細）の有無まで聞きます。登記識別情報・図面・測量図・賃貸借契約書といった資料が手元にあるかも、この段階で確認しておくと後の動きが速くなります。

③権利関係・残債──取引が成立するかの生命線

名義が単独か共有か。共有なら、共有者全員が売却に同意しているか。不動産は共有者全員の同意がなければ売却できないため、ここの確認漏れは契約直前の破談に直結します。相続した物件なら、相続登記が済んでいるかも必ず確認します。

そして借入の残債です。残債が売却価格を上回ると、売却代金だけでは抵当権を外せず、取引が成立しないことがあります。繊細な話題ですが、概算で構わない旨を添えて、早い段階で確認します。境界が確定しているか、越境や私道の権利関係がないかも、事業用・収益物件では特に重要です。

④希望価格・時期──「理想」と「下限」を分けて聞く

希望価格は、一つの数字で聞かずに二段階で聞きます。まず「いくらで売れたら理想か」、次に「これを下回るなら売らない、という下限はあるか」。理想と下限の幅が見えると、売出し価格の設定と価格調整の余地が設計でき、根拠のある売却計画を提案できます。時期については、納税や決算といった期限の有無を確認します。引渡し条件（現状有姿か、測量や解体が必要か）と、雨漏りや設備の不具合といった物件の気になる点も、このタイミングで正直に申告してもらいます。不具合の申告は契約不適合責任のトラブルを防ぐために、売主自身を守る確認でもあります。

⑤税・費用まわり──説明漏れが後の不信になる

売却には譲渡所得税がかかる可能性があり、取得時期と取得費のわかる資料（当時の売買契約書など）の有無で税額が大きく変わります。資料の有無をこの段階で確認しておきます。ただし、具体的な税額の計算や節税の判断は税理士の領域です。仲介が断定的に答えるのではなく、概要を説明したうえで税理士への確認を促します。仲介手数料や登記費用といった諸費用の説明も、早い段階で済ませておくと信頼につながります。

⑥意思決定・関係者──「本人は乗り気」で止まる失注を防ぐ

最終的に誰が判断するのかを確認します。個人でも配偶者や家族への相談が前提のケースは多く、共有名義なら共有者全員の同意が要ります。法人なら稟議や取締役会の要否と時期まで聞きます。顧問税理士や司法書士といった、関与する専門家の有無もここで確認しておくと、後の連携がスムーズです。

⑦他社への相談状況──比較検討の段階を掴む

他社にも相談しているか、査定額が出ているかを、差し支えない範囲で確認します。比較検討の段階がわかれば、提案のスピードと内容を調整できます。過去に売りに出した履歴があるなら、その際の価格と反響は貴重な情報です。他社の批判はせず、あくまで「比較しやすいご提案のため」という姿勢で聞きます。

この7カテゴリの前後に、面談日・連絡先などの基本情報と、定型項目では拾えない要望を受け止める自由記入欄を置けば、売却ヒアリングの型は完成です。そして面談の最後に、聞き取った内容を要約して読み上げ、認識違いがないかを売主に確認します。「ご希望を整理すると、半年以内に、下限6,000万円以上で、近隣に知られずに売却したい、ということですね」。この復唱のひと手間が、聞き取りの精度を担保し、売主に「正確に理解してもらえた」という安心を残します。

記入例と、繊細な項目の聞き方のコツ

テンプレートの記入例シートには、相続した賃貸中の一棟アパートの売却相談というモデルケースを収録しています。売却理由（相続税の納税資金と管理負担）・残債なし・希望価格7,000万円と下限6,000万円・境界一部未確定・他社1社が机上査定済み、といった実務でよくある状況を、面談メモの粒度で記入してあります。初めて使う方は、記入例を眺めてから面談に臨むと、埋め方のイメージが掴めます。

もう一つ、運用のコツは1回で完結させようとしないことです。売却相談は、初回面談から実際の売出しまでに数か月かかることが珍しくありません。その間に、希望価格が下がったり、急ぐ事情が生まれたり、共有者の意向が変わったりします。シートに日付を入れて面談のたびに更新していけば、条件と温度感の変化そのものが、次の提案のタイミングを教えてくれます。「情報収集の段階」だった売主が「確定」に変わった瞬間を逃さないことが、受託競争では決定的です。

売却ヒアリングで難しいのは、項目そのものより聞き方です。残債や売却理由は、聞き方を誤ると売主が心を閉ざします。ポイントは、なぜ聞くのかという理由を添えることです。

共通するのは、質問を売主の利益と結びつけて聞くことです。残債は「あなたの与信を知りたい」からではなく「成立するご提案をするため」に聞く。不具合は「あら探し」ではなく「後のトラブルからあなたを守るため」に聞く。この位置づけが伝われば、繊細な項目も自然に答えてもらえます。テンプレートの聞き方ガイドには、9つの繊細な項目それぞれに言い回しの例を収録しています。

買主ヒアリングとの違い──使い分けが精度を生む

ヒアリングシートというと買主向けの希望条件シートを思い浮かべる方が多いのですが、売主向けは聞く内容がほぼ別物です。1枚のシートで兼用しようとすると、どちらの聞き取りも中途半端になります。

買主向けの顧客ヒアリングシート（投資家・法人の希望条件を引き出す設計）は、別記事でテンプレートを配布しています。買いと売りの両面で書式をそろえておくと、どちらの相談が来ても同じ品質で初回面談に臨めます。

売主対応の全体像（査定提示から媒介獲得までの流れ）は、こちらで解説しています。

ヒアリングから査定・媒介契約につなげる

売却ヒアリングは、それ自体が目的ではありません。聞き取った内容を、根拠のある査定と媒介契約の提案につなげてこそ意味があります。

宅地建物取引業法34条の2は、媒介契約にあたって売買すべき価額に意見を述べるときは、その根拠を明らかにしなければならないと定めています。つまり査定価格には根拠の説明義務があります。その根拠を支えるのが、ヒアリングで確認した事実です。賃貸中なら現況賃料が収益還元の根拠になり、境界や不具合の状況は価格調整の根拠になります。ヒアリングが浅いまま出した査定は、根拠を聞かれた瞬間に崩れます。

• 出典：宅地建物取引業法（e-Gov法令検索）

査定書の作り方（3手法の使い分けと記入例）は、テンプレートつきでこちらにまとめています。

媒介契約の提案では、一般・専任・専属専任の違いを売主の事情に合わせて説明します。売却を急ぐのか、近隣に知られたくないのか、他社とも比較したいのか。ヒアリングで掴んだ事情が、どの契約形態を勧めるかの根拠になります。

他社と比較されている場面で専任媒介を預かるには、査定の根拠とあわせて、プレゼンの組み立ても効いてきます。専任獲得の技術は、こちらで具体的に解説しています。

そして専任で預かった後は、売主への定期的な業務報告が義務になります。ヒアリングシートから始まった記録の習慣は、販売活動報告書まで一本の線でつながります。

売却ヒアリングでやりがちな失敗5つ

実務でよく起きるつまずきを、原因と対策つきで整理します。

もう一つ、売主対応ならではの注意点が秘密の扱いです。売却の事実を近隣やテナントに知られたくない売主は少なくありません。ヒアリングの段階で配慮の希望を確認し、広告の方法（ポータル掲載の可否など)を合わせます。あわせて、宅地建物取引業者には業務上知り得た秘密の守秘義務があり（宅建業法45条）、この義務は退職後も続きます。また、「必ず高く売れます」といった断定は、同法47条の2が禁じる断定的判断の提供にあたるおそれがあります。受託ほしさの断定は、法令の面でも信頼の面でも避けるべきです。

個人情報の扱いも同様です。ヒアリングシートには氏名・連絡先・資産状況が並びます。個人情報保護法では取得の際に利用目的を本人へ明示することが求められており、国土交通省の考え方では、ホームページへの掲載は取得時の明示に該当しないとされています。シートの冒頭に利用目的を書いておくことが実務的な対応で、本テンプレートには同意文例を収録しています。

• 出典：国土交通省「不動産流通業における個人情報保護法の適用の考え方」

聞き取った後の「売却活動の初動」を仕組みで速くする

売却ヒアリングを丁寧にやるほど、その後の工程の重さに気づきます。物件資料を整理して概要書を作り、買ってくれそうな顧客を探し、一人ひとりに紹介文を書く。この初動の速さが、売主が最も気にする「本当に売ってくれるのか」への答えになります。

スマッチュの運営観測では、業者ネットワークが育った担当者のもとには月に300件を超える物件情報が届く一方、顧客と照合して提案まで持っていけるのは月に30〜50件程度です。売却を受託した物件も、この照合の渋滞に巻き込まれると、売主への初動報告が遅れていきます。

ここで、ヒアリングと、その後の作業を分けて考えます。売主と向き合う聞き取りは人の仕事です。一方、聞き取った物件情報から概要書を作り、条件の合う買い手候補と照合し、提案メールの下書きを用意する作業は、繰り返しが多く、仕組みで速くできます。

スマッチュは、受託した物件の資料をアップロードするだけで、AIが概要書を作成し、登録している顧客の希望条件と全件マッチングして、条件の合う買い手候補への提案メールの下書きまで用意します。テンプレートの「スマッチュ取り込み用」シートを使えば、ヒアリングで聞き取った物件情報をテキストのまま貼り付けて登録できます。聞き取りから売却活動の初動までが、一本の流れになります。

不動産業界では生成AIの業務利用が41.4%（営業職では50.0%）まで広がっています。売却の受託競争でも、初動の速さを仕組みで作れるかどうかが差になり始めています。

• 出典：いえらぶ調査2025（有効回答222件）

まとめ：売主の信頼は「正確に聞く」ことから始まる

売却の受託は、話し上手な営業トークではなく、正確な聞き取りから始まります。売却理由と温度感を掴み、物件の実態と権利関係を確認し、理想と下限を分けて希望を聞く。繊細な項目は理由を添えて聞き、聞いた内容は書式で残す。そして、聞き取った事実を根拠のある査定と媒介契約の提案につなげ、受託後の初動を速くする。この一連の流れが型になっていれば、売主の「確実に売ってくれそうだ」という信頼に、初回面談から応えられます。

本記事で解説した売却ヒアリングシートのExcelテンプレート（記入用シート・記入例・聞き方ガイド・個人情報の同意文例つき）は、下から無料でダウンロードできます。まずは次の売却相談で使ってみてください。

そして、受託した物件の概要書作成から買い手候補とのマッチング・提案メールの下書きまでを自動化したい方は、スマッチュを無料で試せます。会員登録だけで7日間、無料でお試しいただけます（カード登録不要）。